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이벤트에 대한 여행 관련 지연 최소화

최근 행사에서 Valerie Bihet의 참석자들은 새벽 3시부터 깨어 있었습니다. 이 그룹은 시애틀에서 마이애미로 비행기를 타고 가다가 다양한 여행 문제에 직면했습니다. 마침내 도착했을 때 피곤하고 배고프고 좌절감을 느꼈습니다.

“비행기 지연에 대해 우리가 할 수 있는 일은 아무것도 없습니다. VIBE Agency의 소유자인 Bihet는 이를 인정합니다. “그러나 그들을 따뜻하게 맞이하고 여행에 대한 불만을 인정하고 이해하도록 보장합니다. ~이다 우리가 할 수 있는 일이요.”

이에 비헤이는 환영위원회를 꾸려 음료수와 시원한 수건을 들고 일행을 맞이했다. “우리는 그들의 힘든 여행을 만회하고 더 행복한 기분으로 행사에 참여할 수 있도록 더 많은 VIP 경험을 제공했습니다.”라고 그녀는 기억합니다. “예산이 조금 있다면 도착 시 깜짝 선물로 방에 뭔가를 떨어뜨릴 수도 있습니다.”

Bihet은 또한 모든 개회식 모임에서 도착이 지연되는 것을 인정할 것을 제안합니다. “손님을 환영하고 공지사항에서 사람들이 이곳에 오기 위해 힘든 여행을 했지만 그렇게 해서 너무 기쁘다는 점을 언급하세요.”라고 그녀는 말합니다. “인정은 그들이 정당한 이유 때문에 왔다는 것을 그들에게 상기시키는 데 큰 도움이 됩니다.”

우리 모두는 특히 항공 여행과 관련하여 여행 문제를 경험했습니다. 실제로 교통통계국(Bureau of Transportation Statistics)의 데이터에 따르면 2019년 18.8%에 비해 2023년 현재까지 항공편의 20.8%가 지연된 것으로 나타났습니다. 그러나 연사, 전시자 또는 참석자가 지연을 경험하면 기분이 빠르게 바뀔 수 있습니다. 이벤트가 발생하거나 프로그래밍 계획이 방해를 받을 수도 있습니다.

열쇠? 대부분의 이벤트와 마찬가지로, 답은 매우 신중한 준비에 있습니다. The V Agency의 영업 및 브랜드 전략 수석 부사장인 Priscilla Nakane은 “여행은 너무 많은 변수가 나타날 수 있으므로 나중에 생각하지 마십시오.”라고 조언합니다. 우리는 Bihet, Nakane 및 기타 최고의 이벤트 전문가에게 여행 관련 팁을 더 많이 공유해 달라고 요청했습니다.

1. 여행 옵션을 생각해 보세요 ~ 전에 장소를 예약하세요.
Contentsquare의 북미 현장 마케팅 관리자인 Casey Pennella는 “고객이 행사장에 가야 하는 여행 옵션에 유의하세요.”라고 제안합니다. “가장 가까운 공항이 주요 허브입니까, 아니면 연결편만 있습니까? 행사 도시로 가는 항공편이 얼마나 자주 있습니까? 현지 손님을 위한 대중교통 옵션이 있습니까?”

2. 손님과 연사들이 일찍 도착하도록 권장합니다.
가능하다면 참석자, 특히 연사에게 하루 일찍 도착하도록 권장합니다. “점점 더 많은 사람들이 가상으로 일하고 있기 때문에 발표자가 하루나 이틀 일찍 도착하기를 원한다면 지연된 항공편이나 변경 사항에 대해 걱정하는 것보다 호텔에서 하루를 더 숙박하는 것이 훨씬 쉽습니다.”라고 Bihet는 말합니다.

호텔과 협력하는 경우 객실 블록에 하루를 추가할 수 있는지 확인하세요. “저는 고객에게 도착 시 추가 날짜를 제공하고 해당 추가 날짜에 대한 단체 요금도 협상할 것을 제안하고 싶습니다. 그렇게 하면 일정이 허용되면 사람들이 하루 일찍 도착하는 것을 편안하게 느낄 수 있습니다.”라고 고위 회의이자 Kelley Pittman은 말합니다. CWT Meetings & Events의 이벤트 플래너 “항상 하루 일찍 연사를 데려온다고 말하고 싶지만 연사는 다른 이벤트에서 즉석에서 오는 경우가 많기 때문에 이런 일이 거의 발생하지 않습니다.”

3. 조기 도착에 대한 인센티브를 제공합니다.
그런 분들을 위해 ~이다 일찍 도착할 수 있다면 그만한 가치가 있도록 노력하십시오. “환영 리셉션을 예약하고 참석자들과 시작 시간을 공유하여 일찍 도착하도록 장려하십시오”라고 Pittman은 제안합니다. 그는 또한 등록하고 명찰을 받는 선착순 50명에게 추첨을 제공하는 것을 좋아합니다.

이벤트 시작 시간을 조정하는 것도 좋은 생각이라고 그녀는 말합니다. “때때로 안건의 시작 시간을 ‘패딩’하여 사람들에게 실제 안건 시작 시간보다 30분에서 1시간 일찍 시작하도록 요청하여 항공편을 예약할 때 그에 따라 도착 시간을 계획하도록 합니다.”

4. 참석자들에게 여행 자원을 제공하십시오.
Spring Studios의 영업 및 비즈니스 개발 관리자인 Chelsey A. Dulina는 이벤트 웹사이트에서 직접 현지 교통 링크나 지도를 공유하고, 특히 룸 블록을 다루는 경우 참석자들이 호텔로 직접 연락하도록 권장합니다. 해당 지역에 대한 질문이 있는 컨시어지. 기획자를 위한 Dulina의 또 다른 팁은 무엇입니까? “해당 지역 출신이 아닌 경우 호텔/장소 등에 거리 폐쇄가 예상되는지 문의하세요. 예를 들어 뉴욕에서는 UN 주간에 거리 폐쇄가 많습니다.”라고 그녀는 말합니다. 필요에 따라 해당 정보를 참석자에게 전달합니다.

이러한 통신은 여행 지연의 일반적인 원인인 날씨와 같은 정보를 전달하는 좋은 방법이기도 합니다. Pennella는 “이메일, 모바일 앱 또는 랜딩 페이지를 통해 참석자에게 날씨 알림을 제공하여 폭풍우에 대한 알림을 제공함으로써 미리 계획을 세우고 필요에 따라 여행을 조정할 수 있도록 합니다.”라고 제안합니다.

5. 그날의 첫 번째 항공편을 예약하고 연결 항공편을 예약하는 경우 날씨 패턴을 고려하세요.
“항상 아침 첫 비행기를 예약하세요!” Gen City Labs의 공동 창립자이자 마케팅 책임자인 MK Granados에게 조언합니다. 이는 우리가 인터뷰한 대부분의 이벤트 전문가의 첫 번째 조언을 반영합니다. “활주로 제빙이나 제설 작업이 지연될 수 있지만 최악의 시나리오에서 재예약하고 플랜 B를 찾을 수 있는 가장 많은 옵션이 남아 있습니다.”

그리고 여행자, 특히 연사 및 기타 중요한 참석자들이 항공편이 어디에서 오는지 모니터링하도록 권장한다고 프로그래밍 및 이벤트 담당 부사장인 제시카 찰스(Jessica Charles)는 덧붙였습니다. 포브스. “저는 지연이 있는지 확인하기 위해 비행기가 어디에서 오는지 살펴봅니다. 제가 탑승하기로 되어 있는 비행기가 게이트에서 아직 유럽에 있다는 것을 깨달았을 때 말 그대로 여러 번 도움이 되었습니다.”

직항편이 항상 이상적이지만, 연결편을 고려해야 한다면 날씨 패턴을 고려해야 합니다. “우리는 보통 피한다. [Chicago’s] Innovative Entertainment의 총괄 프로듀서인 Nicole Bernardi는 “겨울철에는 오헤어, 비오는 달에는 달라스 등이 있습니다.”라고 Innovative Entertainment의 총괄 프로듀서인 Nicole Bernardi는 말합니다. “남부 캘리포니아에서 북부 캘리포니아로 여행할 때에도 우리는 일반적으로 안개로 인한 지연을 피하기 위해 사람들을 오클랜드로 데려갑니다. SFO.”

6. 사전에 지상 교통수단을 마련하십시오.
예산에 여유가 있다면 손님, 특히 연설자와 VIP를 위한 지상 교통 수단을 마련하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 참석자에게는
Pittman은 “저는 Lyft 또는 Uber 바우처를 준비하므로 공항/호텔/이벤트 장소를 오가는 차량 공유 비용을 예약하고 지불할 때만 코드를 사용하면 됩니다.”라고 Pittman은 설명합니다. 공항/행사장까지 단체로 이동하고, 행사 전 단체와 셔틀 이동 시간을 공유하여 행사장까지 ‘무료’ 교통편을 이용하려면 특정 시간까지 도착해야 함을 알립니다. 이는 참석자들이 항공편 도착 시간을 적절하게 예약하도록 권장합니다!”

7. VIP와 연락을 유지할 직원을 배정하세요.
특정 연사 또는 다른 손님이 이벤트 성공에 중요한 역할을 하는 경우 누군가가 항상 그들을 추적하고 있는지 확인하고 필요한 모든 정보를 사전에 제공하십시오. Nakane은 “항공편 정보, 대체 지상 교통 정보, 도착지 날씨, 연락처 등 모든 관련 세부 정보가 포함된 게스트/여행자를 위한 여행 일정표를 준비하세요.”라고 Nakane은 말합니다. “그리고 인사/여행자를 초대하세요. 연사를 대기실로 직접 안내하기 위해 행사장 하차 지점에서 기다리고 있는 핸들러입니다.”

왜냐하면 버지니아주 The Founders Inn and Spa, Tapestry Collection by Hilton의 그룹 영업 관리자인 Carrie Holmes는 “누군가 지연되지만 충분한 시간 내에 미리 알림을 받으면 일정을 편집할 수 있을 것”이라고 지적하기 때문입니다. . (홈즈의 또 다른 중요한 팁은 무엇입니까? “썸 드라이브 외에도 [have speakers] 프리젠테이션/자료의 사본을 이메일이나 Dropbox로 보내세요.” 이렇게 하면 도착이 지연되더라도 설정이 가능합니다.)

8. 중요한 직원을 조기에 파견하는 데 우선순위를 두십시오.
예산이나 기타 의무로 인해 전체 팀이 일찍 도착할 수 없는 경우 Pennella는 “핵심 팀 구성원이 이벤트가 시작되기 최소 하루 전에 현장에 있어야 합니다”라고 조언합니다. “이것은 여행 지연에 대한 완충 장치를 제공하고 이벤트가 다음 날 일찍 시작될 경우 팀이 잘 준비되도록 보장합니다. 또한 쇼가 공식적으로 시작되기 전에 VIP 환영 이벤트를 주최하여 추가 대면 시간을 가질 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 가장 중요한 사람들과 함께.”

9. 항상 스피커에 대한 백업 계획을 세우십시오.
때로는 최선의 노력에도 불구하고 여행 문제로 인해 일부 손님이 전혀 참석하지 못할 수도 있습니다. 특히 연사에 대해 Bihet은 다음과 같이 말합니다.
가상으로 발표하고 지정된 시간 동안 이벤트에 실시간 스트리밍할 수 있는 백업 계획을 마련하십시오. 나 언제나 가상 옵션을 준비하세요.”

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